ValtoroqExpenses
HILFEZENTRUM

So finden Sie sich in Expenses zurecht.

Praktische Anleitungen für Mitarbeiter, Genehmiger, Finanz- und Workspace-Administratoren.

Neu bei Expenses? Beginnen Sie mit Arbeitsbereich einrichten, und anschließend Belege prüfen. Falls die automatische Erfassung nicht verfügbar ist, verwenden Sie die AI Fehlerbehebungsanleitung.

Erste Schritte

  1. Bitten Sie Ihren Organisationsadministrator um eine Einladung oder ein bestehendes Konto.
  2. Melden Sie sich an und verwenden Sie Ihren Benutzernamen/Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort.
  3. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, falls von Ihrer Organisation erforderlich.
  4. Bestätigen Sie Ihre Standardeinstellungen und Ihre Sprachpräferenz.

Spesenabrechnung einreichen

  1. Öffnen Sie Ausgaben und wählen Sie eine Methode zur Ausgabenerfassung.
  2. Fügen Sie Händler, Datum, Kategorie, Betrag und Währung hinzu.
  3. Erfassen oder laden Sie einen Beleg hoch, falls verfügbar.
  4. Überprüfen Sie alle Felder, bevor Sie die Spesenabrechnung zur Genehmigung einreichen.

Reichen Sie eine Spesenabrechnung ein.

  1. Gruppieren Sie zusammengehörige Posten in einer Spesenabrechnung.
  2. Wählen Sie die relevanten Ausgaben aus und bestätigen Sie den Abrechnungszeitraum.
  3. Überprüfen Sie die Summen und reichen Sie die Abrechnung ein.
  4. Verfolgen Sie den Genehmigungsstatus im Spesenarbeitsbereich.

Prüfen und genehmigen Sie die Abrechnung.

  1. Melden Sie sich als zugewiesener Genehmiger an und öffnen Sie die Genehmigungen.
  2. Wählen Sie eine ausstehende Ausgabe oder einen Bericht aus.
  3. Prüfen Sie Belege und Details, bevor Sie entscheiden.
  4. Genehmigen oder lehnen Sie ab und geben Sie bei Bedarf einen Grund an.

Finanz-Workflow

  1. Melden Sie sich mit einer Finanz- oder Administratorrolle an.
  2. Öffnen Sie die Finanzverwaltung, um genehmigte Ausgaben anzuzeigen, die noch bearbeitet werden müssen.
  3. Prüfen Sie Beträge, Währungen und Belege.
  4. Verwenden Sie die verfügbaren Exporte (CSV/PDF) für den Abgleich.

Mitarbeiter verwalten

  1. Administratoren können Benutzer öffnen, um Konten hinzuzufügen oder zu verwalten.
  2. Weisen Sie den richtigen Mitarbeiter, Genehmiger, die Finanz- oder Administratorrolle zu.
  3. Konfigurieren Sie das Prüfer-Routing und vermeiden Sie Genehmigungsschleifen.
  4. Gewähren Sie jedem Benutzer nur die für seine Aufgabe erforderlichen Zugriffsrechte.

Setzen Sie Ihr Passwort zurück.

  1. Anmelden und „Passwort vergessen“ auswählen.
  2. Die mit Ihrem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse eingeben.
  3. Folgen Sie dem zeitlich begrenzten Link zum Zurücksetzen des Passworts, der an diese Adresse gesendet wurde.
  4. Wählen Sie ein neues, sicheres Passwort. Bestehende Sitzungen werden nach dem Zurücksetzen gesperrt.

Abonnements und Abrechnung

  1. Informationen zu Paketinhalten und verfügbaren Zusatzleistungen finden Sie in der Preisliste.
  2. Mitarbeiter und Genehmiger werden auf das Kontingent der Mitarbeiterplätze angerechnet. Administratoren und Finanzbenutzer werden nicht auf dieses Kontingent angerechnet.
  3. Die Abrechnung erfolgt über Paddle nach der Aktivierung.
  4. Kontaktieren Sie das Team für Informationen zu Enterprise oder bei Fragen zu Abonnements.

Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Durchsuchen Sie aufgabenorientierte Anleitungen für den Arbeitsalltag, z. B. Einrichtung des Arbeitsbereichs, Erfassung von Belegen, Genehmigungen, Finanzprüfung, Benutzerverwaltung und Kontosicherheit.

Mehr über Spesenabrechnungs-Workflows erfahren

Diese Artikel erläutern die Geschäftsprobleme, die Valtoroq Expenses für kleine, stark ausgelastete Teams löst.

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