Mehrere Belege vor dem Absenden prüfen

1. Belege und freigegebene Details hinzufügen

1. Öffnen Sie die Ausgabenverwaltung und wählen Sie die Option „Belegerfassung“. Fügen Sie die Belegbilder für die zu erfassenden Einkäufe hinzu.
2. Überprüfen Sie freigegebene Details wie Zahlungsmethode, Währung, Projekt und optionales Fahrzeug, bevor Sie diese dem Stapel zuweisen.
3. Prüfen Sie anschließend jeden Beleg einzeln. Eine freigegebene Währung oder Zahlungsmethode ist möglicherweise nicht für jeden Einkauf korrekt.

2. Alle vorgeschlagenen Werte überprüfen

1. Vergleichen Sie Händler, Datum, Belegnummer, Gesamtbetrag und Währung mit dem Originalbeleg.
2. Verwenden Sie den tatsächlich gezahlten Betrag anstelle einer Zwischensumme, des Barbetrags, des Wechselgelds oder des Restguthabens Ihrer Karte.
3. Korrigieren Sie Extraktionsfehler, wählen Sie die passende Ausgabenkategorie aus und fügen Sie den für Ihr Unternehmen erforderlichen Geschäftskontext hinzu.
4. Falls die Analyse fehlschlägt, geben Sie die Werte manuell ein. Behandeln Sie einen AI-Vorschlag nicht als Genehmigung oder Nachweis für die Einhaltung der Richtlinien durch einen Kauf.

3. Doppelte Warnungen prüfen

Das Formular kann eine mögliche Übereinstimmung mit einer bestehenden Ausgabe oder einem anderen Beleg im Stapel markieren. Vergleichen Sie die Originalbelege und Kaufdetails, bevor Sie fortfahren.

Diese Warnungen sind Empfehlungen. Eine Warnung beweist kein Duplikat, und das Fehlen einer Warnung beweist nicht, dass ein Beleg einzigartig ist. Die Anwendung kann die Einreichung dennoch zulassen.

Entfernen Sie versehentliche Duplikate aus dem Stapel. Wenn zwei legitime Käufe ähnlich aussehen, befolgen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation und stellen Sie dem Prüfer ausreichend Kontext zur Verfügung.

4. Einreichen und Ergebnis prüfen

1. Beheben Sie Fehler in Pflichtfeldern und prüfen Sie jeden verbleibenden Beleg vor dem Einreichen.
2. Lesen Sie das Ergebnis des Batches. Falls einige Elemente fehlschlagen, andere jedoch erfolgreich sind, überprüfen Sie die gespeicherten Daten, bevor Sie einen erneuten Versuch unternehmen.
3. Laden Sie nicht den gesamten Stapel hoch oder senden Sie ihn erneut ein, nur weil ein Element nicht funktioniert hat. Überprüfen Sie die fehlenden Elemente und korrigieren Sie die gemeldeten Fehler.
4. Öffnen Sie die Spesenabrechnung oder den Berichtsworkflow, um die gespeicherten Datensätze und deren Genehmigungsstatus zu überprüfen.