Arbeitsbereich vor der ersten Spesenabrechnung einrichten

1. Personen- und Prüferpfad einrichten

1. Melden Sie sich als Workspace-Administrator an und öffnen Sie „Admin“ → „Benutzer“.
2. Erstellen oder überprüfen Sie die für Ihren Workflow benötigten Mitarbeiter-, Genehmiger- und Finanzkonten. Weisen Sie jeder Person ein eigenes Konto zu.
3. Öffnen Sie die Spesenkonfiguration und überprüfen Sie den Standardgenehmiger. Überprüfen Sie gegebenenfalls die individuellen Prüferzuweisungen in der Benutzerverwaltung.
4. Stellen Sie sicher, dass die Prüfer aktiv sind und der Pfad keine Genehmigung der eigenen Einreichung durch den Mitarbeiter erfordert.

2. Zahlungsmethoden und Währungen konfigurieren

1. Überprüfen Sie in der Spesenkonfiguration die Zahlungsmethoden und aktivieren Sie die tatsächlich von den Mitarbeitern verwendeten Methoden.
2. Überprüfen Sie die Währungen und aktivieren Sie die von Ihrem Workspace akzeptierten Währungen. Bestätigen Sie die Standardwährung unter „Organisation & Workflow“.
3. Überprüfen Sie die Spesenkategorien und fügen Sie bei Bedarf organisationsspezifische Einträge hinzu. Fahrzeuge sind optional und sollten der tatsächlichen Nutzung entsprechen.
4. Speichern Sie die Änderungen und prüfen Sie, ob die erforderlichen Optionen angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter eine manuelle Spesenabrechnung öffnet.

3. Nutzung und Benachrichtigungen prüfen

Mitarbeiter und Genehmiger werden auf das Kontingent der Mitarbeiterplätze angerechnet. Administratoren und Finanzbenutzer werden nicht auf dieses Kontingent angerechnet. Basic hat außerdem separate Obergrenzen für Administratoren und Finanzbenutzer.

Prüfen Sie das in der Spesenkonfiguration angezeigte Kontingent für die AI-Beleganalyse und die Benachrichtigungseinstellungen. Auch bei verfügbarer AI müssen die Belegdaten überprüft werden.

Beträge bleiben in der angegebenen Währung. Die Auswahl einer Währung führt nicht automatisch zu einer Währungsumrechnung.

4. Beispiel durchgehen

1. Verwenden Sie ein klar gekennzeichnetes, nicht sensibles Beispiel und das Testverfahren Ihres Unternehmens; vermeiden Sie es, einen echten Erstattungsantrag nur zum Testen des Workflows zu erstellen.
2. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter eine Zahlungsmethode und Währung auswählen, Belege anhängen und die Anfrage einreichen kann.
3. Stellen Sie sicher, dass der zuständige Prüfer die Anfrage finden und die Finanzabteilung in der entsprechenden Phase darauf zugreifen kann.
4. Falls Zahlungsmethoden oder Währungen fehlen, kehren Sie zur Konfiguration zurück. Falls ein Prüfer die Anfrage nicht sehen kann, überprüfen Sie den angemeldeten Arbeitsbereich, die Kontorolle und die Zuweisung.