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Instrucciones prácticas para empleados, aprobadores, finanzas y administradores del espacio de trabajo.

¿Es nuevo en Gastos? Comience con: Configuración del espacio de trabajo, luego: Revisión de recibos. Si la lectura automática no está disponible, utilice el Guía de solución de problemas de AI.

Primeros pasos

  1. Solicite una invitación o una cuenta existente al administrador de su organización.
  2. Abra la aplicación. Inicie sesión con su nombre de usuario/correo electrónico y contraseña.
  3. Active la autenticación de dos factores si su organización lo requiere.
  4. Confirme la configuración predeterminada y el idioma.

Envíe un gasto

  1. Abra la sección Gastos y seleccione un método de registro.
  2. Añada el proveedor, la fecha, la categoría, el importe y la moneda.
  3. Capture o cargue un recibo cuando esté disponible.
  4. Revise todos los campos antes de enviar el informe para su aprobación.

Envíe un informe de gastos.

  1. Agrupe los elementos relacionados en un informe de gastos.
  2. Seleccione los gastos correspondientes y confirme el período del informe.
  3. Revise los totales y envíe el informe.
  4. Consultar el estado de aprobación desde el área de trabajo de gastos.

Revisar y aprobar.

  1. Inicie sesión como aprobador asignado y abra Aprobaciones.
  2. Seleccione un gasto o informe pendiente.
  3. Revise los recibos y detalles antes de tomar una decisión.
  4. Apruebe o rechace y proporcione un motivo cuando sea necesario.

Flujo de trabajo de finanzas

  1. Inicie sesión con un rol de finanzas o administrador autorizado.
  2. Abra Finanzas para ver los gastos aprobados pendientes de procesamiento.
  3. Revise los importes, las monedas y la documentación justificativa.
  4. Utilice las exportaciones CSV/PDF disponibles para la conciliación.

Gestionar empleados

  1. Los administradores pueden abrir Usuarios para agregar o mantener cuentas.
  2. Asigne el rol correcto de empleado, aprobador, finanzas o administrador.
  3. Configure el enrutamiento de los revisores y evite las cadenas de aprobación circulares.
  4. Otorgue a cada usuario únicamente el acceso necesario para su trabajo.

Restablecer contraseña

  1. Abra Iniciar sesión y seleccione ¿Olvidó su contraseña?
  2. Ingrese la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta.
  3. Siga el enlace de restablecimiento con límite de tiempo que se le envió a esa dirección.
  4. Elija una contraseña nueva y segura; las sesiones existentes se revocarán después del restablecimiento.

Suscripciones y facturación

  1. Consulte la sección de Precios para conocer las asignaciones del paquete y los complementos disponibles.
  2. Los empleados y los aprobadores cuentan para el límite de usuarios empleados. Los administradores y los usuarios de finanzas no cuentan para ese límite.
  3. El proceso de pago se gestionará mediante Paddle una vez activado.
  4. Póngase en contacto con el equipo para consultar las opciones de Enterprise o para cualquier pregunta sobre la suscripción.

Guías detalladas paso a paso

Consulte las guías específicas para tareas cotidianas como la configuración del espacio de trabajo, la captura de recibos, las aprobaciones, la revisión financiera, la gestión de usuarios y la seguridad de la cuenta.

Más información sobre los flujos de trabajo de gastos

Estos artículos explican los problemas empresariales que Valtoroq Expenses está diseñado para resolver para equipos pequeños con mucha actividad.

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