Configure su espacio de trabajo antes del primer gasto

1. Configurar la ruta de las personas y los revisores

1. Inicie sesión como administrador del espacio de trabajo y abra Administración → Usuarios.
2. Cree o revise las cuentas de empleados, aprobadores y finanzas necesarias para su flujo de trabajo. Asigne una cuenta a cada persona.
3. Abra la configuración de gastos y revise el aprobador predeterminado. Verifique las asignaciones individuales de revisores en la administración de usuarios, si corresponde.
4. Confirme que los revisores estén activos y que la ruta no requiera que un empleado apruebe su propio envío.

2. Configurar métodos de pago y monedas

1. En la configuración de gastos, revise los métodos de pago y habilite los que los empleados utilizan habitualmente.
2. Revise las monedas y habilite las que acepta su espacio de trabajo. Confirme la moneda predeterminada en Organización y flujo de trabajo.
3. Revise las categorías de gastos y agregue las entradas específicas de la organización donde sea necesario. Los vehículos son opcionales y deben reflejar su uso real.
4. Guarde los cambios y, a continuación, confirme que aparecen las opciones necesarias cuando un empleado abre la entrada manual de gastos.

3. Verifique el uso y las notificaciones

Los empleados y los aprobadores cuentan para el límite de usuarios empleados. Los administradores y los usuarios de finanzas no cuentan para ese límite. Basic también tiene límites separados para administradores y usuarios de finanzas.

Revise el límite de uso del análisis de recibos con AI y la configuración de notificaciones que aparecen en la configuración de gastos. La disponibilidad de AI no elimina la necesidad de verificar los datos del recibo.

Los importes permanecen en la moneda enviada. Seleccionar una moneda no realiza la conversión automática de divisas.

4. Recorra un ejemplo

1. Utilice un ejemplo no confidencial claramente identificado y el procedimiento de prueba de su organización; evite crear una solicitud de reembolso real solo para probar el flujo de trabajo.
2. Confirme que el empleado puede seleccionar un método de pago y una moneda, adjunte la documentación justificativa y envíela.
3. Confirme que el revisor asignado pueda encontrar la solicitud y que el departamento de finanzas pueda acceder a ella en la etapa correspondiente.
4. Si faltan métodos de pago o monedas, vuelva a la configuración. Si un revisor no puede ver la solicitud, verifique el espacio de trabajo, el rol de la cuenta y la asignación.