Vérifiez plusieurs reçus avant de les soumettre.

1. Ajouter les reçus et les détails partagés

1. Ouvrez Dépenses et sélectionnez l'option de capture des reçus. Ajoutez les images des reçus pour les achats à enregistrer.
2. Vérifiez les informations partagées (mode de paiement, devise, projet et véhicule, le cas échéant) avant de les appliquer au lot.
3. Vérifiez ensuite chaque reçu individuellement. Une devise ou un mode de paiement partagé peut être incorrect pour certains achats.

2. Vérifier chaque valeur suggérée

1. Comparez le commerçant, la date, le numéro de reçu, le total et la devise avec le reçu original.
2. Utilisez le montant réellement payé plutôt qu'un sous-total, le montant en espèces, la monnaie ou le solde restant sur la carte.
3. Corrigez les erreurs d'extraction, sélectionnez la catégorie de dépenses appropriée et ajoutez le contexte métier requis par votre organisation.
4. En cas d'échec de l'analyse, saisissez les valeurs manuellement. Ne considérez pas une suggestion AI comme une approbation ou une preuve de conformité d'un achat à la politique en vigueur.

3. Examiner les alertes de doublons

Le formulaire peut signaler une correspondance possible avec une dépense existante ou un autre reçu du lot. Comparez les justificatifs originaux et les détails de l'achat avant de poursuivre.

Ces alertes sont indicatives. Une alerte ne prouve pas un doublon, et l'absence d'alerte ne prouve pas qu'un reçu est unique. L'application peut néanmoins autoriser la soumission.

Supprimez toute répétition accidentelle du lot. Si deux achats légitimes semblent similaires, suivez la politique de votre organisation et fournissez suffisamment de contexte au vérificateur.

4. Soumettre et vérifier le résultat

1. Corrigez les erreurs de champs obligatoires et vérifiez chaque reçu restant avant de soumettre.
2. Consultez le résultat du traitement par lots. Si certains éléments échouent tandis que d'autres réussissent, vérifiez les données enregistrées avant de réessayer.
3. Ne téléchargez pas ou ne soumettez pas à nouveau l'ensemble du lot uniquement parce qu'un seul élément a échoué. Vérifiez les éléments manquants et corrigez les erreurs signalées.
4. Ouvrez la liste des dépenses ou le flux de travail de rapport pour vérifier les enregistrements sauvegardés et leur statut d'approbation.