CENTRU DE AJUTOR / ANGAJAȚI
Verifică mai multe chitanțe înainte de trimitere
Aplică detalii partajate, verifică sugestiile AI și rezolvă avertismentele privind posibilele duplicate înainte de a trimite un lot de chitanțe.
1. Adăugați chitanțe și detalii partajate
- Deschideți Cheltuieli și alegeți opțiunea de captare a chitanțelor. Adăugați imaginile chitanțelor pentru achizițiile pe care trebuie să le înregistrați.
- Examinați detaliile partajate, cum ar fi metoda de plată, moneda, proiectul și vehiculul opțional, înainte de a le aplica lotului.
- Verificați fiecare chitanță individual ulterior. O monedă sau o metodă de plată partajată poate să nu fie corectă pentru fiecare achiziție.
2. Verificați fiecare valoare sugerată
- Comparați comerciantul, data, numărul chitanței, totalul și moneda cu chitanța originală.
- Utilizați suma plătită efectiv, mai degrabă decât un subtotal, numerar încasat, rest sau sold rămas pe card.
- Corectați erorile de extragere, selectați categoria de cheltuieli corespunzătoare și adăugați contextul de afaceri necesar de organizația dvs.
- Dacă analiza eșuează, introduceți valorile manual. Nu tratați o sugestie AI ca aprobare sau dovadă că o achiziție respectă politica.
3. Investigați avertismentele privind duplicatele
Formularul poate semnala o posibilă potrivire cu o cheltuială existentă sau cu o altă chitanță din lot. Comparați dovezile originale și detaliile achiziției înainte de a continua.
Aceste avertismente sunt informative. Un avertisment nu dovedește un duplicat, iar absența unui avertisment nu dovedește că o chitanță este unică. Aplicația poate permite în continuare trimiterea.
Eliminați o repetare accidentală din lot. Dacă două achiziții legitime arată la fel, urmați politica organizației dvs. și oferiți suficient context pentru examinator.
4. Trimiteți și verificați rezultatul
- Rezolvați erorile din câmpurile obligatorii și revizuiți fiecare chitanță rămasă înainte de trimitere.
- Citiți rezultatul pentru lot. Dacă unele articole eșuează, în timp ce altele reușesc, verificați ce a fost salvat înainte de a încerca din nou.
- Nu încărcați și nu retrimiteți întregul lot doar pentru că un articol a eșuat. Confirmați articolele lipsă și corectați erorile raportate.
- Deschideți lista de cheltuieli sau fluxul de lucru al raportului pentru a verifica înregistrările salvate și starea lor de aprobare.