Configurez votre espace de travail avant la première note de frais

1. Définir le parcours des personnes et des réviseurs

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur de l'espace de travail et ouvrez Administration → Utilisateurs.
2. Créez ou vérifiez les comptes employés, approbateurs et financiers nécessaires à votre flux de travail. Attribuez un compte à chaque personne.
3. Ouvrez la configuration des dépenses et vérifiez l'approbateur par défaut. Vérifiez les affectations individuelles des relecteurs dans la gestion des utilisateurs, le cas échéant.
4. Vérifiez que les relecteurs sont actifs et que le processus n'exige pas qu'un employé approuve sa propre soumission.

2. Configurer les modes de paiement et les devises

1. Dans la configuration des dépenses, vérifiez les modes de paiement et activez ceux réellement utilisés par les employés.
2. Vérifiez les devises et activez celles acceptées par votre espace de travail. Confirmez la devise par défaut sous Organisation et flux de travail.
3. Vérifiez les catégories de dépenses et ajoutez les entrées spécifiques à l'organisation, le cas échéant. Les véhicules sont facultatifs et doivent refléter leur utilisation réelle.
4. Enregistrez les modifications, puis vérifiez que les options requises apparaissent bien lorsqu'un employé ouvre la saisie manuelle des dépenses.

3. Vérifiez l'utilisation et les notifications

Les employés et les approbateurs sont comptabilisés dans le quota de places pour employés. Les administrateurs et les utilisateurs du service financier ne sont pas comptabilisés dans ce quota. Basic comporte aussi des limites distinctes pour les administrateurs et les utilisateurs du service financier.

Vérifiez le quota d’analyse des reçus par AI et les paramètres de notification affichés dans la configuration des dépenses. La disponibilité de AI ne dispense pas de vérifier les détails des reçus.

Les montants restent dans la devise de soumission. La sélection d'une devise n'entraîne pas de conversion automatique des devises.

4. Suivez un exemple

1. Utilisez un exemple clairement identifié et non sensible, ainsi que la procédure de test de votre organisation ; évitez de créer une véritable demande de remboursement uniquement pour tester le flux de travail.
2. Vérifiez que l'employé peut choisir un mode de paiement et une devise, joignez les justificatifs et soumettez le document.
3. Vérifiez que le réviseur désigné peut trouver la demande et que le service financier peut y accéder à l'étape appropriée.
4. Si les modes de paiement ou les devises sont manquants, retournez à la configuration. Si un réviseur ne peut pas voir la demande, vérifiez l'espace de travail, le rôle du compte et l'affectation.