Configurați-vă spațiul de lucru înainte de prima cheltuială

1. Configurați ruta pentru persoane și recenzenți

1. Conectați-vă ca administrator al spațiului de lucru și deschideți Administrator → Utilizatori.
2. Creați sau revizuiți conturile de angajat, aprobator și financiar necesare pentru fluxul dvs. de lucru. Alocați fiecărei persoane propriul cont.
3. Deschideți configurația Cheltuieli și revizuiți aprobatorul implicit. Verificați atribuirile individuale ale evaluatorilor în gestionarea utilizatorilor, acolo unde este cazul.
4. Confirmați că evaluatorii sunt activi și că ruta nu necesită ca un angajat să își aprobe propria trimitere.

2. Configurați metodele de plată și valutele

1. În configurația Cheltuieli, revizuiți Metodele de plată și activați metodele utilizate efectiv de angajați.
2. Revizuiți Valutele și activați valutele pe care le acceptă spațiul dvs. de lucru. Confirmați Moneda implicită sub Organizație și flux de lucru.
3. Revizuiți categoriile de cheltuieli și adăugați intrări specifice organizației acolo unde este necesar. Vehiculele sunt opționale și ar trebui să reflecte utilizarea reală.
4. Salvați modificările, apoi confirmați că opțiunile necesare apar atunci când un angajat deschide o intrare manuală de cheltuieli.

3. Verificați utilizarea și notificările

Angajații și aprobatorii se includ în numărul de utilizatori angajați permis de abonament. Administratorii și utilizatorii financiari nu se includ în acest număr. Basic are și limite separate pentru administratori și utilizatori financiari.

Verificați limita de utilizare a funcției AI pentru chitanțe și setările de notificare afișate în configurarea cheltuielilor. Disponibilitatea AI nu elimină obligația de a verifica detaliile chitanței.

Sumele rămân în moneda trimisă. Selectarea unei monede nu efectuează conversia automată a cursului de schimb valutar.

4. Parcurgeți un exemplu

1. Utilizați un exemplu nesensibil clar identificat și procedura de testare a organizației dvs.; evitați crearea unei cereri de rambursare reale doar pentru a testa fluxul de lucru.
2. Confirmați că angajatul poate selecta o metodă de plată și o monedă, atașați dovezi justificative și trimiteți.
3. Confirmați că recenzorul desemnat poate găsi solicitarea și că departamentul financiar o poate accesa în etapa corespunzătoare.
4. Dacă lipsesc metodele de plată sau monedele, reveniți la configurare. Dacă un recenzor nu poate vedea solicitarea, verificați spațiul de lucru conectat, rolul contului și atribuirea.