Siapkan ruang kerja Anda sebelum pengeluaran pertama

1. Menyiapkan rute orang dan peninjau

1. Masuk sebagai administrator ruang kerja dan buka Admin → Pengguna.
2. Buat atau tinjau akun karyawan, pemberi persetujuan, dan keuangan yang dibutuhkan untuk alur kerja Anda. Berikan setiap orang akunnya masing-masing.
3. Buka konfigurasi Pengeluaran dan tinjau pemberi persetujuan default. Periksa penugasan peninjau individual di manajemen pengguna jika berlaku.
4. Konfirmasikan bahwa peninjau aktif dan bahwa rute tersebut tidak mengharuskan karyawan untuk menyetujui pengajuan mereka sendiri.

2. Mengonfigurasi metode pembayaran dan mata uang

1. Dalam konfigurasi Pengeluaran, tinjau Metode pembayaran dan aktifkan metode yang sebenarnya digunakan karyawan.
2. Tinjau Mata Uang dan aktifkan mata uang yang diterima ruang kerja Anda. Konfirmasikan Mata uang Default di bawah Organisasi & alur kerja.
3. Tinjau kategori pengeluaran dan tambahkan entri khusus organisasi jika diperlukan. Kendaraan bersifat opsional dan harus mencerminkan penggunaan aktual.
4. Simpan perubahan, lalu konfirmasikan bahwa pilihan yang diperlukan muncul saat karyawan membuka entri pengeluaran manual.

3. Periksa penggunaan dan pemberitahuan

Karyawan dan pemberi persetujuan dihitung dalam kuota akun karyawan. Akun administrator dan keuangan tidak dihitung dalam kuota tersebut. Basic juga memiliki batas jumlah administrator dan pengguna keuangan yang terpisah.

Periksa kuota analisis struk dengan AI dan pengaturan notifikasi yang ditampilkan dalam konfigurasi pengeluaran. Ketersediaan AI tidak menghilangkan kewajiban untuk memeriksa rincian struk.

Jumlah tetap dalam mata uang yang dikirimkan. Memilih mata uang tidak melakukan konversi nilai tukar asing otomatis.

4. Telusuri satu contoh

1. Gunakan contoh yang tidak sensitif dan teridentifikasi dengan jelas serta prosedur pengujian organisasi Anda; hindari membuat klaim penggantian biaya nyata hanya untuk menguji alur kerja.
2. Konfirmasikan bahwa karyawan dapat memilih metode pembayaran dan mata uang, melampirkan bukti pendukung, dan mengirimkan.
3. Konfirmasikan bahwa peninjau yang ditugaskan dapat menemukan permintaan dan bagian keuangan dapat mengaksesnya pada tahap yang sesuai.
4. Jika metode pembayaran atau mata uang hilang, kembali ke konfigurasi. Jika peninjau tidak dapat melihat permintaan, verifikasi ruang kerja yang masuk, peran akun, dan penugasan.